Charges récupérables du locataire : liste limitative, régularisation annuelle et prescription de 3 ans En vigueur

Faits essentiels

Une liste limitative

Le bailleur ne peut refacturer au locataire que les dépenses figurant sur une liste limitative fixée par décret. Toute dépense qui n'y figure pas reste à la charge du propriétaire.

• Parc privé : décret n° 87-713 du 26 août 1987, pris en application de l'article 18 de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986. La liste est portée par l'annexe du décret.
• Parc social : décret n° 82-955 du 9 novembre 1982 ; cette liste peut être complétée par un accord collectif.

Principales rubriques (parc privé)

• Ascenseurs et monte-charge : électricité, exploitation de l'appareil (visite périodique, nettoyage, examen semestriel des câbles, tenue du dossier d'entretien), produits et petit matériel d'entretien, menues réparations de la cabine, des paliers et des fusibles.
• Eau froide, eau chaude et chauffage collectif : eau des occupants, eau d'entretien des parties communes et des espaces extérieurs, produits de traitement de l'eau, fourniture d'énergie, exploitation des compteurs, réparation des fuites sur joints.
• Installations individuelles : chauffage et production d'eau chaude, distribution d'eau dans les parties privatives (réglages, dépannage, remplacement des joints cloches de chasse d'eau).
• Parties communes intérieures : électricité, produits d'entretien, désinsectisation et désinfection, entretien de la minuterie, des tapis et des vide-ordures, frais de personnel d'entretien.
• Espaces extérieurs : voies de circulation, aires de stationnement, abords des espaces verts, équipements de jeux pour enfants.
• Taxes et redevances : taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, redevance d'assainissement.
• Employé d'immeuble, gardien ou concierge : le salaire est récupérable sous conditions.

Deux dépenses fréquemment mal imputées

• Le contrôle technique quinquennal de l'ascenseur n'est pas une charge récupérable.
• L'électricité consommée dans le logement est payée directement par le locataire, qui souscrit son propre abonnement.

Le mécanisme des provisions et de la régularisation

En location vide, les charges sont payées par provisions — des avances régulières de même montant — suivies d'une régularisation. Le bailleur fixe le montant des provisions en se fondant sur le budget prévisionnel et sur les résultats de la précédente régularisation.

La régularisation intervient au moins une fois par an : elle compare le total des provisions appelées aux dépenses effectivement engagées. Si les provisions excèdent les dépenses réelles, le bailleur reverse le trop-perçu ; dans le cas inverse, il demande un complément.

Obligations d'information

• Un mois avant la régularisation : communication du décompte des charges par nature (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur…) et du mode de répartition entre les logements, assorti si nécessaire d'une note sur le mode de calcul des charges de chauffage et d'eau chaude collective.
• Pendant les six mois suivant l'envoi du décompte : les pièces justificatives sont tenues à la disposition du locataire.
• Sur demande du locataire, le bailleur lui transmet le récapitulatif des charges par courrier ou par courriel.
• Dans un immeuble équipé de dispositifs d'individualisation télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, les informations de consommation sont transmises chaque mois.

Régularisation tardive et prescription

Le bailleur peut réclamer pendant trois ans tout impayé de loyer ou de charges. Le même délai joue au bénéfice du locataire qui a trop versé et demande un remboursement.

Une régularisation tardive reste possible quelle qu'en soit la cause (oubli, ignorance, négligence). Le juge des contentieux de la protection peut toutefois écarter un rappel jugé déloyal ou brutal, consécutif à une faute du bailleur dans l'exécution du bail — par exemple lorsque le locataire avait demandé la régularisation sans obtenir de réponse.

Lorsque la régularisation n'est pas intervenue avant la fin de l'année civile suivant celle de l'exigibilité des charges, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur douze mois, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Cas particulier de la location meublée

• Bail meublé de résidence principale : le bail indique si les charges sont payées au forfait ou par provisions. Le forfait est versé en même temps que le loyer, ne peut être disproportionné par rapport aux charges du précédent locataire, ne donne lieu ni à complément ni à régularisation, et peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer. En cas de provisions, les règles de régularisation ci-dessus s'appliquent.
• Bail mobilité : les charges sont obligatoirement payées sous forme de forfait versé simultanément au loyer.

Sources

• Légifrance – Décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixant la liste des charges récupérables: https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/LEGITEXT000006066149/ A
• Légifrance – Annexe du décret n° 87-713 (liste des charges récupérables): https://www.legifrance.gouv.fr/loda/article_lc/LEGIARTI000006491955 A
• Légifrance – Article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989: https://www.legifrance.gouv.fr/loda/article_lc/LEGIARTI000041587263/ A
• Légifrance – Article 25-10 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (logements meublés): https://www.legifrance.gouv.fr/loda/article_lc/LEGIARTI000028779195/ A
• Légifrance – Décret n° 82-955 du 9 novembre 1982 (parc social): https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000701663/ A
• service-public.gouv.fr – Charges à payer par le locataire (fiche F947): https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F947 B
• ANIL – Charges en location vide: https://www.anil.org/votre-besoin/louer/type-de-location/location-vide/charges/ B