Facture : mentions obligatoires et durée de conservation En vigueur
Faits essentiels
| Point | Valeur |
|---|---|
| Facturation entre professionnels | obligatoire pour tout achat de produits ou toute prestation de services liée à une activité professionnelle |
| Contenu commercial principal | identité et adresses des parties, date de l'opération, quantité, désignation précise, prix unitaire hors TVA et réductions acquises |
| Bon de commande | numéro obligatoire sur la facture lorsqu'il a été préalablement établi par l'acheteur |
| Mentions de règlement | échéance, escompte, taux des pénalités de retard et indemnité forfaitaire de recouvrement |
| Sanction maximale initiale | 75 000 euros pour une personne physique et 375 000 euros pour une personne morale |
| Durée de conservation comptable | dix ans à compter de la clôture de l'exercice pour les factures clients et fournisseurs |
Quand établir une facture ?
Tout achat de produits ou toute prestation de services réalisé pour une activité professionnelle fait l'objet d'une facturation. Le vendeur délivre la facture lors de la livraison ou de la réalisation de la prestation au sens des règles fiscales, et l'acheteur doit la réclamer. Pour une facture papier, vendeur et acheteur disposent chacun d'un exemplaire.
Mentions essentielles
La facture doit notamment permettre d'identifier sans ambiguïté le vendeur et le client. Elle comporte un numéro unique fondé sur une séquence chronologique et continue, sa date d'émission, la date de la vente ou de la prestation, les adresses des parties et l'adresse de facturation lorsqu'elle diffère.
Elle détaille la quantité, la dénomination précise et le prix unitaire hors taxe de chaque produit ou service, les réductions acquises et les montants hors taxe et toutes taxes comprises. Selon la situation, elle indique le taux et le montant de TVA, le numéro de TVA intracommunautaire ou la mention justifiant une exonération ou un régime particulier. Le numéro du bon de commande figure lorsqu'il a été établi auparavant par l'acheteur.
Paiement et retard
La facture mentionne la date d'échéance, les conditions d'escompte, le taux des pénalités exigibles dès le lendemain de l'échéance ainsi que l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due en cas de retard entre professionnels. Des mentions supplémentaires peuvent être requises selon le statut du vendeur, le client, la nature de l'opération ou le régime de TVA.
Conservation
Les factures clients et fournisseurs sont des pièces justificatives comptables. L'article L. 123-22 du Code de commerce impose de conserver les documents comptables et leurs pièces justificatives pendant dix ans. La fiche Entreprendre.Service-Public précise que ce délai court à partir de la clôture de l'exercice. Des obligations fiscales de six ans peuvent également exister, mais elles ne raccourcissent pas le délai comptable de dix ans applicable à la facture.
Sanctions et correction
Un manquement aux obligations de l'article L. 441-9 peut être sanctionné par une amende administrative maximale de 75 000 euros pour une personne physique et 375 000 euros pour une personne morale. En cas de réitération dans les deux ans suivant une première sanction définitive, les plafonds sont portés à 150 000 et 750 000 euros. Une facture erronée doit être corrigée par un document rectificatif conservant une piste d'audit, sans supprimer la pièce initiale des archives.
Sources
- Légifrance – Code de commerce, facturation et article L. 441-9 en vigueur: https://www.legifrance.gouv.fr/codes/id/LEGISCTA000038411051/
- Légifrance – Code de commerce, article L. 123-22: https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006219327/
- Entreprendre.Service-Public – Délais de conservation des documents d'entreprise: https://entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F10029
- Entreprendre.Service-Public – Mentions obligatoires sur une facture: https://entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F31808